香港公司注册成立以后，需要在公司注册处留下相关的公司和董事信息。在以往，公众可以查阅由公司注册处处长登记和备存的公司现况资料，以及文件的影像记录。不过，目前香港政府已经落实《公司条例》下查册安排的附属法例，相关的查册政策有了明显的收紧。
第一阶段的收紧政策已经在2021年8月23日起实施至今，而第二阶段的收紧政策也将在今年10月24日起正式实施。
在此第二阶段下，将推行多项措施，当中包括对于在实施日期当日或之后交付注册处登记的文件中所载的董事的通常住址，以及董事、公司秘书和某些其他人士(例如获授权代表及清盘人)的完整身份识别号码(以下统称为「受保护资料」)，将不再提供予公众查阅。「指明人士」则可向本处提出取览董事等人的受保护资料。
也就是说，在第二个阶段起，新查册系统会自动隐藏董事和秘书的住址及部分身份识别号码，只有「指明人士」可以向公司注册处申请完整资料。
指明人士的界定
据香港财经事务及库务局发言人，虽然大部分公众可以查册的信息仅限于相关董事的通讯地址，或者相关人士的部分身份识别号码，但是，仍然有以下几类“指明人士”，可以获得完整信息的查询权利：
▍资料当事人及其授权人；
▍有关公司的成员；
▍公职人员及公共机构；
▍因执行法定职能而须使用受保护资料的人士／机构（临时清盘人或清盘人）；
▍在律师行执业的律师及执业会计师；
▍银行；
▍根据《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（ 第615 章） 规管的金融机构及指定非金融业人士。
第二阶段修订指明表格
为了更顺利地实施新规，香港公司注册处近日发布了最新修订的与申报受保护数据有关的指明表格，对即将进行的香港公司登记查册第二阶段做出了安排。
▲图源：香港公司注册处
根据注册处信息显示，公司注册处处长已修订 26 款与申报受保护资料有关的表格，由实施日期起开始使用。经修订的指明表格已于 2022 年 6 月 24 日于宪报刊登(第3130号政府公告及第3168号政府公告)。
▍修订相关部分以便申报董事的通讯地址，以及董事、公司秘书和其他人士的部分身份识别号码。
▍每款相关的表格都加添了「PI 页」，用以申报每名有关人士的受保护资料。PI 页内所填报的受保护资料不会提供予公众查阅，但为《公司条例》第 58(3) 条的目的而向处长提出的指明申请则除外。
由 2022 年 7 月 22 日起，经修订的指明表格可在注册处处网页内「新查册安排」 的专设栏目获取。此外，由10月24日起，注册处只接纳经修订的指明表格以办理登记，不再接纳有关指明表格的现行版本，并会退回给提交人。
第三阶段查册安排
于2023年12月27日开始，资料当事人可向注册处申请不提供已在注册处登记的文件所载的受保护资料，并以其通讯地址及部分身份识别号码代替让公众查阅。也就是说，针对第二个阶段之前提交的公司文件，公司可以向公司注册处申请隐藏董事和秘书的个人资料。
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可以说，关于香港公司查册三个阶段的有序推行，保障了公共登记册所载的资料只被用于该些登记册成立的合法用途，也能为香港营造更安全、更好的营商环境，更好地保护商界领袖的个人隐私。在公众知情权和安全隐私两者之间找到了平衡点。
对此，如您的香港公司有任何相关的查册需求，欢迎联系我司寻求协助查册事宜。
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